Ngày 12/9/2018, Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP hướng dẫn quản lý, sử dụng hoá đơn điện tử. Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống kéo theo việc giảm bớt thời gian, bỏ được những thủ tục rườm rà trong các khâu đăng ký với cơ quan thuế về sử dụng hóa đơn, báo cáo định kỳ việc sử dụng hóa đơn.
Lợi ích “kép”
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp (DN) trong sử dụng hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đã đưa ra lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong vòng 24 tháng. Theo đó, chậm nhất là ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp phải hoàn thành việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Tại diễn đàn Tháo gỡ vướng mắc trong triển khai hóa đơn điện tử, được Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam phối hợp với Tổng cục Thuế tổ chức chiều ngày 30/7, nhiều chuyên gia tài chính đều chung nhận định, việc áp dụng HĐĐT sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả cộng đồng DN và các cơ quan quản lý nhà nước.
Ông Nguyễn Văn Phụng, Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế DN lớn (Tổng Cục Thuế) phân tích, việc sử dụng HĐĐT giúp DN có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Do vậy, DN tiết kiệm được đáng kể chi phí chuyển phát, đồng thời người mua cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.
Thêm vào đó, cũng giảm được các rủi ro do mất mát hóa đơn trong khâu vận chuyển, giao nhận đồng thời cũng giảm được các vụ việc tranh chấp, kiện tụng xảy ra do các lỗi thất lạc, mất mát hoặc giao chậm trễ hóa đơn. Tăng tính an toàn, bảo mật, tiện lợi cho DN trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác bán hàng.
HĐĐT được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online, các trang điện tử của DN bán hàng để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp DN mua hàng có thể hoàn toàn yên tâm về địa chỉ người bán xuất hóa đơn, tránh được rủi ro nhận hóa đơn giấy của DN ma, tránh được tình trạng nhận phải hóa đơn bất hợp pháp như xảy ra đối với hóa đơn giấy.
Đặc biệt, với quy định mới của Luật quản lý thuế, DN có quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu của ngành Thuế để tra cứu hóa đơn của đối tác trong các giao dịch thương mại, từ đó tránh được các rủi ro về hóa đơn.
Đồng thời, với hóa đơn giấy, DN phải in một số lượng dự trữ để dùng dần nên ngoài chi phí in ấn còn tốn thêm chi phí bảo quản hóa đơn giấy chưa sử dụng, mất thêm diện tích kho quỹ để lưu giữ hóa đơn giấy. Với HĐĐT, DN loại bỏ được các chi phí cho các công việc này.
Cộng đồng DN sẵn sàng mở cổng kết nối với cơ quan quản lý Nhà nước
Việc sử dụng HĐĐT mang lại nhiều lợi ích, như: tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí vận chuyển bảo quản hóa đơn, giảm thiểu các thủ tục hành chính, an toàn, bảo mật… Không chỉ là lựa chọn tốt cho DN, HĐĐT nhờ ứng dụng công nghệ Blockchain sẽ giúp minh bạch tối đa trong ngành Thuế, tiết kiệm chi phí tới hơn 10 nghìn tỷ đồng mỗi năm so với sử dụng hóa đơn giấy, góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế quốc gia. Cộng đồng DN sẵn sàng mở cổng kết nối với cơ quan quản lý Nhà nước phục vụ công tác thống kê, báo cáo của Nhà nước về dịch vụ HĐĐT…
Tuy nhiên, trên thực tế triển khai, các DN phải chủ động tìm kiếm nhà cung cấp HĐĐT đủ năng lực, đủ uy tín để tư vấn được các nghiệp vụ mà DN quan tâm, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến phát hành hóa đơn và các giấy tờ liên quan…Bên cạnh đó, việc áp dụng HĐĐT rất cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải DN nào cũng sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin – viễn thông…
Mặc dù, HĐĐT hứa hẹn đem lại rất nhiều lợi ích cho các DN cũng như cơ quan Thuế nhưng việc áp dụng HĐĐT vẫn còn gặp một số khó khăn. Các DN thường vướng mắc hai vấn đề cơ bản là điều kiện áp dụng HĐĐT và khởi tạo, quản lý, phát hành, sử dụng HĐĐT. Để khởi tạo và sử dụng HĐĐT, DN chỉ cần đảm bảo các điều kiện quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Theo đó, những điều kiện đó bao gồm: DN hoặc tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, đang có giao dịch điện tử với cơ quan thuế như nộp thuế điện tử, kê khai thuế qua mạng, hoặc có thực hiện chuyển khoản qua Internet Banking và các giao dịch điện tử khác trong hoạt động ngân hàng; DN có sở hữu chữ ký điện tử, chữ ký số hợp lệ, có giá trị trước pháp luật; DN sở hữu đầy đủ cơ sở hạ tầng như đường truyền mạng, địa điểm, thiết bị… để thực hiện khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử; DN sở hữu phần mềm kinh doanh hàng hóa – cung ứng dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử tự động chuyển vào cơ sở dữ liệu hoặc phần mềm kế toán tại thời điểm khởi tạo hóa đơn…
Hiện nay, nhiều DN chưa có đủ điều kiện về cơ sở vật chất, nhân lực và cũng chưa được hướng dẫn cụ thể về cách thức thực hiện loại HĐĐT, chưa nắm rõ thông tin về cách xử lý những tình huống phát sinh đối với HĐĐT mà đã phải áp dụng ngay thì DN sẽ gặp rất nhiều trở ngại. Chính vì thế, khi tiến hành áp dụng sử dụng loại hóa đơn này, Nhà nước cần có một lộ trình để các DN có thể chuẩn bị một cách đầy đủ và chủ động hơn.
Về phía doanh nghiệp, ông Lê Hồng Quang – Phó Tổng Giám đốc Thường trực Công ty CP Misa cho hay, theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP hướng dẫn việc sử dụng HĐĐT, từ ngày 01/11/2020, các DN, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT, HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định.
Tuy nhiên, hầu hết các DN còn chần chừ, chưa chuẩn bị cho quá trình này. Lý giải về điều này, ông Quang nêu lý do:
Thứ nhất, DN còn chần chừ chưa sử dụng hóa đơn điện tử do vẫn còn nhiều hóa đơn giấy. Có nhiều DN đã đặt in hóa đơn giấy với số lượng lớn, đến nay khi cần chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT thì lại cố “tận dụng” nốt số hóa đơn đã in.
Thứ hai, vì chưa đến thời hạn bắt buộc sử dụng HĐĐT nên nhiều DN còn có tâm lý chờ đến khi bắt buộc mới triển khai. Tâm lý này xuất phát từ việc chưa hiểu hết về những lợi ích mà HĐĐT mang lại.
Thứ ba, DN lo ngại rằng, khi sử dụng HĐĐT, ứng dụng công nghệ sẽ khó khăn, phức tạp, khó sử dụng. Tâm lý ngại thay đổi của người quản lý và người trực tiếp thực hiện là kế toán DN dẫn đến việc không sẵn sàng cho HĐĐT…
Đặc biệt, nhiều DN còn quan ngại về vấn đề an toàn, bảo mật của HĐĐT khi thực hiện trên môi trường internet, không tin tưởng vào công cụ, an ninh an toàn của nhà cung cấp…
Trước tình hình đó, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế đã và đang đẩy mạnh tuyên truyền về hành lang pháp lý và lợi ích của việc phát hành HĐĐT, để các DN hiểu rõ được những lợi ích của việc sử dụng HĐĐT và triển khai thực hiện sớm loại hình dịch vụ này.
Tiêu chuẩn của các giao dịch điện tử cũng như phần mềm hóa đơn đó là phải đảm bảo yêu cầu liên thông tích hợp, duy nhất, bảo mật và có khả năng phát triển. Số lượng DN cung cấp phần mềm HĐĐT như thế mới chỉ đáp ứng 60% nhu cầu thị trường, do đó vấn đề làm sao lựa chọn nhà cung cấp hiệu quả là một câu hỏi không nhỏ đối với các DN.
Đồng thời, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế cũng khuyến khích công ty tư vấn cạnh tranh để đưa ra giải pháp tốt nhất cho các DN lựa chọn. Có thể hướng dẫn các DN thông qua thẩm định của mình về các công ty tư vấn, những công ty có ưu nhược điểm nào và công khai cho DN.
Về phía DN, cần trang bị kiến thức về công nghệ thông tin và thường xuyên kiểm tra tình hình phát hành hóa đơn để phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra. Trong thời gian đầu, DN nên sử dụng dịch vụ của các công ty kế toán hoặc các đại lý thuế chuyên nghiệp.
Việt Dũng
Nguồn : Tạp chí điện tử Tài chính
